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                常見問題

                會務工作程序及要求

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                • 一、會前準備工作

                      1.組織會務班子,明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

                      2.發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。

                      3.印制會議日程,編排好會議程序,制定註意事項。

                      4.大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。

                      5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、就餐證、請柬等。

                      6.會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛。

                      (1)懸掛會標、徽記、旗幟等。

                      (2)設置主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設置發言席,擺放席簽、話筒,並保證音響效果。

                      (3)確定會議桌擺放形式,明確劃分會場區域,並使與會者明確。

                      (4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備㊣ 齊全、有效。

                      (5)擺放適量花卉☆。

                      7.後勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

                      8.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

                      9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。


                • 二、會間組織與服務工作

                      1.會務人員提前1小時到達會場,反復檢查會場準備情況。

                      2.搞好會議簽〖到、材料分發。

                      3.落實主席臺領導、發言人是否到齊。

                      4.按預定方案組織與會人員由前向後依次就座。

                      5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘,關閉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關閉手機及bp機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場。

                      6.做好會議記錄,寫好會議簡報。

                      7.組織照相。

                      8.為與會人員預定車票、機票等。

                    三、會議善後工作

                •     1.會議結束後,要檢查○會場,帶回剩余材料、席簽等。

                      2.組織送站。根據與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等。

                      3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

                      4.做好會議報道工作。



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